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常见问题解答


请您耐心阅读《南宁城建档案管理知识112问》,如果下面的没有您要咨询的答案?

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一、  机构设置、职能


1.地方城建档案管理机构的职责是什么?

答:城建档案管理机构是管理本地区城建档案工作的专门机构,负责接收、收集、保管和提供利用城建档案。


2.城建档案管理机构应开展哪些城建档案业务工作?

答:《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328-2014)第3.0.7条规定:城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件。


3.南宁市城市建设档案馆的具体地址在那里?

答:南宁市东盟商务区桂花路6号。


4. 南宁市城市建设档案馆档案查询咨询电话是什么?

答:0771-2531412。


5. 南宁市城市建设档案馆档案查询开放时间?

答:每周一至五(节假日除外)9:00-12:00;13:00-17:00。


 二、法律法规

6.档案一般分哪几类, 城建档案属于那类档案?

答:文书档案、科学技术档案、专门档案等,城建档案属于科学技术档案。


7.南宁市城建档案馆接收工程档案的范围?

答:根据南宁市人民政府令第6号《南宁市城市建设档案管理办法》第十三条规定:在市区内形成的建设工程档案,向市城市建设档案馆移交。在市辖县内形成的建设工程档案,向县城市建设档案馆(室)移交,列入市级以上重点建设工程的项目,应向市城建档案馆移交。


8.对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向什么机构移交?

答:《中华人民共和国档案法》(修订)第三章第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为已有。


9.城市地下管线工程档案的收集、保管、利用等具体工作由什么机构负责?

答:《城市地下管线工程档案管理办法》(中华人民共和国建设部令第136号)第三条规定:城市地下管线工程档案的收集、保管、利用等具体工作,由城建档案馆或者城建档案室负责。


10.对《建筑工程项目文件归档范围和保管期限表》中所列城建档案馆接收范围是否可以增减?

答:各城市可根据本地情况适当拓宽和缩减。


11.住房和城乡建设部发布的《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328-2014)什么时间实施,主要规定的内容有哪些,适用的范围是什么?

答:2015年5月1日实施;主要规定的内容有工程文件的归档范围及质量要求、工程文件的立卷、工程文件的归档、工程档案的验收与移交;适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。


12.《建筑电子文件与电子档案管理规范》开始施行的时间?

答:2008年1月1日开始施行。


13.《城建档案业务管理规范》(CCJJ/158)什么时间开始执行?

答:2011年10月1日开始施行。


14.建设工程竣工验收后,建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的,《建设工程质量管理条例》是如何规定?

答:《建设工程质量管理条例》第五十九条规定:责令改正,处1万元以上10万元以下的罚款。


15.南宁市城市建设档案馆接收电子文件资料的归档范围和质量应符合什么要求?

答:应符合现行标准《建筑电子文件与电子档案管理规范》要求及地方的有关规定。


16.对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,其工程电子档案向什么机构移交?

答:和纸质档案一样,应向当地城建档案馆(室)移交。


17.根据《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》(建质2014【124】)建设单位应建立建筑工程各方主体项目负责人质量终身责任信息档案,工程竣工验收合格后移交城建档案管理部门。项目负责人质量终身责任信息档案包括哪几方面的内容?

答:(1)建设、勘察、设计、施工、监理单位项目负责人姓名、身份证号码、执业资格、所在单位、变更情况等;

       (2)建设、勘察、设计、施工、监理单位项目负责人签署的工程质量终身责任承诺书;法定代表人授权书。


18.为什么要交声像档案?有什么依据吗?

答:根据国家住建部《城市建设档案管理规定》(2001年7月4日建设部90号令)和《南宁市城市建设档案管理办法》(2007年7月9日南宁市市长令6号)南宁市属地范围内所有的建设工程项目在工程竣工后都要向我馆移交包括纸质、声像、电子档案在内的建设工程档案。


 三、查阅服务


19. 南宁市城市建设档案馆档案查询是否收费?

答:档案查询不收任何费用,档案复印适当收取成本费用。


20. 南宁市城市建设档案馆档案查询方式有那几种?

答:目前主要有三种方式:网上电子目录查询、查询平台自助查询、接待查询。


21.如何进行网上电子目录查询?

答:接通互联网,进入“南宁市城市建设档案馆”门户网站,首页点击“档案目录查询”,录入关键字,点击“查询”即可。


22.如何进行城建档案自助查询?

答:持本人身份证,到南宁市城市建设档案馆一楼服务大厅,在档案自助查询区进行档案自助查询即可。


23.如何提取通过自助查询查阅到的档案资料?

答:持相关证件,通过提交选定的内容到打印审核即可。


24.查阅本人私房档案需提供什么资料?

答:持本人身份证原件及复印件、房屋产权证或产权相关证明到南宁市城建档案馆一楼大厅办理查阅手续。


25.查阅非本人的档案,是否可以委托办理?

答:查阅非本人的档案,可以进行委托办理。


26. 查阅非本人的档案,需提供什么资料?

答:需委托人、被委托人身份证原件、复印件,委托人的委托书(双方签章,按手印),以及房屋产权相关证明。


27.持有第三方出具的公证书,如何办理查阅档案?

答:持有第三方出具的公证书,只需提供被委托人的身份证原件及复印件、委托人产权证明即可办理相关查阅手续。


28.如何查阅未办理产权证的私房档案?

答:持本人身份证、个人购房合同、转让协议书、法院判决书原件及复印件办理即可。


29.机关、企事业单位、人民团体等如何查阅本单位档案资料?

答:经办人持单位介绍信、本人身份证原件及复印件办理即可。


30.设计单位因工作需要,如何办理查阅项目设计涉及的档案资料?

答:经办人持本人身份证原件及复印件,单位介绍信(注明查档事由及用途)办理即可。


31.小区临时业主委员会因成立正式委员会需查阅本小区总平资料如何办理?

答:小区业主经办人持本人身份证原件及复印件,产权证明原件及复印件、业主代表授权委托书(注明查档用途、业主代表签章)办理即可。


32.律师因代理案件需要,查阅、调取涉案资料如何办理?

答:代理律师持本人身份证原件及复印件、当事人委托书、法院受理立案书办理即可。


33.公、检、法等相关单位,因办理案件需要,查阅、调取涉案资料如何办理?

答:经办人持本人身份证原件及复印件、单位介绍信(注明查档事由及用途)办理即可。


34.租赁单位因工作需要,查阅租赁物相关资料如何办理?

答:租赁单位经办人持本人身份证,租赁合同原件及复印件,出租单位授权委托书办理即可。


35.租赁个人因工作需要,查阅租赁物相关资料如何办理?

答:租赁个人持本人身份证,租赁合同原件及复印件,出租人授权委托书办理即可。


36.继承房产档案如何办理查询?

答:继承人持本人身份证原件及复印件,法院判决书、公证书或居委会证明办理。


 四、房建业务


37.《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328-2014)适用的范围?

答:适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。


38.工程资料的形成应符合什么规定?

答:《建筑工程资料管理规程》JGJ/T 185—2009第3章第3.0.2条规定:工程资料的形成应符合下列规定:

(1)工程资料形成单位应对资料内容的真实性、完整性、有效性负责;由多方形成的资料,应各方负其责;

(2)工程资料的填写、编制、审核、审批、签认应及时进行,其内容应符合相关规定;

(3)工程资料不得随意修改;当需修改时,应实行划改,并由划改人签署;

(4)工程资料的文字、图表、印章应清晰。


39.工程资料的管理应符合什么规定?

答:《建筑工程资料管理规程》JGJ/T 185—2009第3章第3.0.3条规定:工程资料的管理应符合下列规定:

(1)工程资料管理应制度健全、岗位责任明确,并应纳入工程建设管理的各个环节各级相关人员的职责范围;

(2)工程资料的套数、费用、移交时间应在合同中明确;

(3)工程资料的收集、整理、组卷、移交及归档应及时。


40.建筑工程资料管理的内容有哪些?

答:建筑工程资料管理包括资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的统称。


41.建筑工程资料的作用是什么?

答:是控制工程质量达到规范规定或说明工程质量的证明材料。


42.资料与档案的区别在哪里?

答:资料是正在运行和处理过程中的文件;档案则是处理完毕并归档保存起来资料。


43.什么是建设工程项目?

答:是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成的项目。


44.什么是单位工程?

答:有独立的设计文件,竣工后可独立使用的工程。


45.什么是建设工程档案?

答:在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、声像和电子文件等各种形式的历史记录,也可简称工程档案。


46.南宁市城建档案主要包括哪些建设工程?

答:包括南宁市行政区域内的公用设施、交通运输、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林绿化、环境保护、人防、军事、水利、防灾等建设工程中直接形成的各种形式、载体的档案。


47.民用建筑工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括住宅、办公、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险及其他公共建筑工程档案。


48.工业建筑工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括大中型工厂、仓储企业等工业建筑物、构筑物工程档案。


49.城市建设基础资料档案的范围为哪些?

答:(1)城市建设历史、经济、自然资源等资料;

    (2)有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划文件;

    (3)有关城市规划、建设的科学研究成果等资料。


50.建设单位应在工程竣工验收后多少时间内,向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案?

答:根据《建设工程文件归档规范》的要求,对列入城建档案管理机构接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。


51.停建、缓建的建设工程资料如何管理?

答:其档案暂由建设单位集中保管。建设单位被撤销的,建设工程的档案应当向上级主管机关或者城市建设档案馆移交。


52.工程竣工档案移交程序是什么?

答:工程竣工验收前,监理单位、施工单位向建设单位移交各自的工程档案,汇总后请城建档案管理部门进行预验收,预验收合格后,由建设单位组织工程竣工验收,验收后3个月内向城建档案馆办理工程档案移交。


53.归档文件质量有什么要求?

答:(1)纸质文件应为原件;

    (2)内容和深度应符合有关规范、标准;

    (3)内容必须真实、准确,与工程实际相符合;

    (4)应采用耐久性强的书写材料;

    (5)应字迹清楚、图样清晰、图表。


54.建设工程文件归档范围有哪些?

答:可以分为(1)工程准备阶段文件;(2)竣工验收文件;(3)监理文件;(4)施工文件;(5)竣工图;(6)电子文件;(7)声像文件。


55.工程文件立卷应遵循哪些原则?

答:(1)应遵循工程文件的自然形成的规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;

    (2)工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序,按工程准备阶段、监理文件、施工文件、竣工图,并可根据数量多少组成一卷或多卷;

    (3)一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷;

    (4)不同载体的文件应分别立卷。


56.南宁市工程竣工档案向城建档案馆移交的流程是什么?

答:在规划局(行政审批大厅窗口)领取《南宁市建设项目(工程)归档指导跟踪卡》→联系城建档案馆指导科进行资料档案业务咨询指导→进行档案预验收→开具《档案预验收合格证》→正式移交建设工程竣工档案。


57.南宁市工程档案预验收工作流程是怎样的?

答:(1)受理(申请人提交申请书);

    (2)初审(按有关规定对工程档案进行验收,提出验收意见);

    (3)复查(全面审查多项归档要求,复核建设单位送审档案);

    (4)上报审批(由承办部门审定);

    (5)发放《建设工程档案预验收合格证》。


58.城建档案管理机构在进行工程档案预验收时,重点验收哪些内容?

答:(1)工程档案齐全、系统、完整;工程档案内容真实,准确地反映工程建设活动和工程实际状况;

    (2)工程档案已整理立卷,立卷符合有关规范的规定;

    (3)竣工图编制方法、图式及规格等符合专业要求,图面整洁,盖有竣工图章;

    (4)文件的形成,来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;

    (5)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱符合要求。

    (6)电子档案格式、载体符合要求;

    (7)声像档案内容、质量、格式符合要求。


59.南宁市城市建设档案馆接收的监理资料主要有哪些?

答:包括监理规划、监理实施细则、监理竣工总结、质量事故报告及处理意见。


60.南宁市什么工程必须向城建档案馆移交“人民防空工程建设许可证”?

答:工程项目有地下室的必须提交“人民防空工程建设许可证”。


61.南宁市什么工程必须向城建档案馆移交“人防易地建设许可证”?

答:无地下室的要出具“人防易地建设许可证”。


62.哪些建筑需作沉降观测报告?

答:(1)重要的工业与民用建筑;

    (2)20层以上的高层建筑;

    (3)造型复杂的14层以上的高层建筑;

    (4)对于地基变形有特殊要求的建筑;

    (5)单桩承荷载在4000KN(千牛)以上的建筑;

    (6)使用灌注桩而设计与施工人员经验不足的建筑;

    (7)因施工或科研要求进行沉降观测的建筑。


63. 南宁市城市建设档案馆对社会接收的档案主要有哪些?

答:主要是工业建筑类和民用建筑类竣工档案。


64. 南宁市城市建设档案馆接收的档案密级是什么?

答:接收的工业与民用建筑竣工档案密级一般是秘密和无密。


65.建筑工程哪些分部是附属配套工程?

答:节能、消防、通风与空调、钢结构、幕墙、建筑智能化、室外工程、二次装饰装修工程等。


66.电梯资料怎样组卷?

答:应按不同型号每台电梯单独组卷。


67.室外工程资料怎样组卷?

答:室外工程资料应按室外建筑环境、室外安装工程单独组卷。


68.专业承包工程资料怎样组卷?

答:专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单位负责,并应单独组卷。


69.技术标、商务标一定要移交城建档案馆吗?

答:技术标内容和施工组织设计基本相同,两者可缺一。商务标大部分内容为预算,如果施工合同或第三方结算显示工程为包干的,不可缺商务标。


70.工程量大,工期长工程项目何时移交档案? 

答:可整体移交;也可以按标段或按单位分步移交。


五、市政业务


71.市政基础设施工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、城市照明、环境卫生等工程档案。


72.公用基础设施工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括供水、供气、供热、供电、照明、邮政、电信、广播电视等工程档案。


73.公共交通基础设施工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括铁路、公路、水运、航空、港口、码头、管道运输、城市公交、城市轨道交通、交通廊道等工程档案。


74.园林、风景名胜工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括公园、风景区、城市雕塑及纪念碑、古建筑等工程档案。


75.市容环境卫生设施工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括环境治理项目、市容环境、卫生设施等工程档案。


76.城市防洪、抗震、人防工程档案主要包括哪些建设工程?

答:包括监测、防洪设施、抗震加固、人防建筑物、构筑物等工程档案。


77.南宁市城建档案馆负责接收审查建筑工程档案和市政工程档案的分别是哪个科室?

答:建筑工程档案由业务指导科负责审查接收,市政工程档案由地下管线科负责审查接收。


78.市政工程施工文件可分为哪几部分?

答:可分为施工管理文件、施工技术文件、进度造价文件、施工物资文件、施工记录文件、施工试验记录及检测文件、施工质量验收文件、施工验收文件等八个部分。


79.工程档案的施工文件立卷时,对于专业化程度高、施工工艺复杂的工程,通常由专业承(分)包施工的分部、子分部应怎样立卷?

答:应单独立卷。


80.道路、桥梁工程案卷题名应包括哪几部分?

答:包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容。


81.地下管线工程案卷题名应包括哪几部分?

答:包括工程名称(含单位工程名称)、专业管线名称和卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容。


82.工程文件中计算机输出文字和图件应使用什么打印机?

答:应使用激光打印机。


83.地下管线工程竣工验收前,建设单位应当向城建档案管理机构提出什么申请?

答:建设单位应填写《南宁市市政工程档案预验收申请书》,提请城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专项预验收。


84.建设单位在地下管线工程竣工验收备案前,应当向城建档案管理机构移交该项目工程档案包括哪些内容?

答:(1)地下管线工程项目工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图;

    (2)地下管线竣工测量成果;

    (3)其他应当归档的文件资料(电子文件、工程照片、录像等)。


 六、声像业务


85.怎样正确书写照片著录卡片?

答:工程名称+栋、标段+部位(详细施工内容)。


86.照片档案的单张照片的说明格式是怎样?

答:每张照片要对应填写一张著录卡片,采用横写格式,分段书写。


87.城建档案照片册脊背如何填写?

答:卷盒封面无须填写,照片册背的“案卷号”栏留空。“题名”栏填写建设单位和工程名称,“年度”填写移交时所属年份,脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。


88.归档照片有什么要求?

答:归档照片要求冲印规格为6英寸彩色光面照片(无需过塑),并使用规定的《照片档案》册(GB∕11821-1989∕2000)整理装册,照片说明、卷内目录、照片册脊背统一要求用电脑打印。


89.建设工程声像档案是指什么?

答:建设工程声像档案是指在城乡建设过程中形成的有保存价值的以照片(包括底片)、录像带、影片、唱片、录音带、影音光盘等方式记录的载体,并辅以文字说明的历史记录。


90.过去没有要求交声像档案,为什么现在要求交?

答:从城建档案馆成立之初,国家相关法规都明文要求报送建设声像档案,但是过去由于全社会的档案意识普遍较差,而声像技术进步速度很快,与全国先进地区相比,对技术要求比纸质档案要求更高的声像档案我市接收的确实较少。从2010年起,我市在借鉴全国先进地区的经验基础上,加强有关业务规范的制定,加大声像档案的宣传和收集力度,逐步扭转落后态势,目前多数建设单位已经自觉移交工程声像档案。


91.目前的建设工程声像档案归档的主要形式是什么?

答:照片档案和录像(视频)档案是目前建设工程声像档案归档的主要形式。


92.声像档案具体要交哪些东西?

按国家标准整理成册的图片档案、剪辑成片的视频以及两类资料的元数据光盘。


93.视频和录像是不是一样?

答:在胶片机和磁带机为主的时代,视频是指用数码设备拍摄用存储介质保存的动态影像,录像是指用磁带记录的动态影像,在目前以数码设备为主的时代,视频可以认为和录像是一样的。


94.声像档案标准有吗?怎么整理?

答:按照《照片档案国家标准GT/T 11821-2002》等国家规范,我馆制定了简化的技术标准《南宁市建设工程声像档案编制要求》可上我馆网站下载或到我馆一楼办事大厅免费索取。


95.照片档案拍摄器材有什么要求?手机和卡片机拍摄的行不行?

答:要求分辨率在800万像素以上的数码相机,不能用手机和卡片机。


96.视频资料拍摄的器材和拍摄有什么特殊要求?

答:拍摄视频质量在2K(清晰度在1920*1080)以上的摄录设备(手机和卡片机除外),采用脚架,按照电视拍摄基本要求摄录。


97.声像档案移交时间有什么特殊要求吗?

答:作为工程建设档案的组成部分,跟纸质档案在工程竣工验收后3个月内同时移交。


七、档案整理


98.竣工图如何组卷?

答:竣工图应按设计单位提供的施工图专业序列进行组卷,并按照竣工资料的专业顺序排列顺序。


99.竣工图章的基本内容应包括哪些?

答:包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。


100.竣工图章尺寸规格是多少?

答:应是50mm×80mm。


101.竣工图章使用有何要求?

答:应使用不易褪色的印泥,应盖在图标栏上方空白处。


102.利用施工图改绘为竣工图的相关要求是什么?

答:利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据、时间、修改人签名;凡有重大改变或变更部分超过图面1∕3的,应重新绘制竣工图。


103.竣工图的折叠方法有哪些?

答:(1)图纸折叠前应按图裁图线裁剪整齐;

    (2)折叠时图面应折向内侧成手风琴箱式;

    (3)折叠后幅面尺寸应以A4纸为标准;

    (4)图标及竣工图章应露在外面。


104.工程文件应采用什么书写材料?

答:碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料。


105.文字材料和图件打印应使用什么类型打印机?

答:应使用激光打印机。


106.工程文件对使用的纸张有何要求?

答:应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。


107.归档的建设工程电子文件应包含什么?

答:应包含元数据,保证文件的完整性和有效性。


108.档案数字化的依据是什么?

答:《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2005和《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2007 J 725-2007 。


109.纸质档案数字化的扫描方式有哪些?

答:根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描;超过设备幅面范围的采用图像拼接方式处理;纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,采用平板扫描方式。


110.纸质档案数字化处理对扫描分辨率要求是什么?

答:采用彩色扫描模式,普通文件分辨率为200dpi;图纸、照片及特殊档案分辨率为300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,分辨率为300dpi。


111.纸质档案数字化的数据备份载体是什么?

答:文件备份采用光盘存储载体,要求光盘面为可打印面。


 112.档案库房“八防”是什么?

答:防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防光、防霉。


 




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